November 01, 2021

5 gode grunde til at automatisere din opkrævningsproces


Dine kunder er din virksomheds livsnerve. Uden kunder har du ingen omsætning, og uden omsætning har du ingen forretning. Omvendt vil en voksende kundebase øge din omsætning og styrke fundamentet for din forretning. I takt med, at din kundebase vokser, gør arbejdet med at opkræve betalinger dog det samme.  

Skrevet af Jan Johannes Kyhnæb
Leasing
Tilbage til oversigten

Processerne omkring opkrævning kan hurtigt ende med at blive enormt tidskrævende og uoverskuelige – og det kan have konsekvenser for din forretning. I dette blogpost gennemgår vi, hvorfor du bør automatisere din opkrævningsproces.


Hvad er en automatisk opkrævningsproces?

Når du driver en leasing-forretning, betaler dine kunder kontinuerligt for adgangen til et (eller flere) af dine produkter. Med en automatisk opkrævningsproces minimerer du arbejdsbyrden omkring opkrævninger for dine medarbejdere. For dine kunder sker betalingen helt automatisk, og de behøver ikke foretage sig noget, når det er betalingsdag.

At automatisere opkrævningen af kundebetalinger kræver den rette løsning til at facilitere processen. Et eksempel på en sådan løsning er Collection Management fra Continia. Collection Management-løsningen tager sig af alt omkring dine opkrævninger – fra generering af opkrævningsforslag til løbende opdateringer på betalingsstatusser. Collection Management integrerer til de fleste store opkrævningstjenester - betalingsservice og leverandørservice fra Mastercard (tidl. NETS), Mobilepay, Danske Bank, Nordea og Bambora.

Hver enkelt kunde sættes, i dit leasing-system, op til den betalingsmetode, de ønsker at benytte. Når det er tid til, at kunderne skal opkræves (typisk en gang om måneden), skal du blot bede systemet om at gennemgå kunderne og danne opkrævningslinjer, og så finder systemet selv ud af, hvad der fx skal til Mastercard betalingsservice og hvad der skal laves en faktura på.

De fleste danskeres foretrukne betalingsløsning er betalingsservice. Med betalingsservice sendes dine opkrævninger automatisk og direkte fra dit økonomisystem til dine kunder via Mastercard. Når din kunde indgår en betalingsaftale med dig, administrerer Mastercard opkrævningsprocessen og påbegynder automatiske betalinger fra kundens konto til din. Din kunde får besked om alle betalinger i et betalingsserviceoverblik.

 

 

Hvorfor automatisere sin opkrævningsproces?

For at dit gode arbejde med at vækste din kundebase skal give mest mulig værdi foreslår vi, at du automatiserer din opkrævningsproces. Nedenfor har vi listet 5 grunde til, hvorfor.



1. Du sparer tid og ressourcer

Hvis ikke du har en løsning til at facilitere automatisk opkrævning, så har du heller ingen integration til betalingsservice. Det betyder, at du manuelt skal indtaste oplysninger fra dit ERP-system i Mastercard betalingsservice. Hver eneste måned skal du oplyse, hvilket beløb, du ønsker at opkræve. Når indbetalingerne er sket i Mastercard betalingsservice, skal du efterfølgende manuelt bogføre dem i dit ERP-system. Ønsker dine kunder løbende at foretage ændringer i deres leasing-aftaler, bliver denne proces yderligere kompliceret

Med en automatisk opkrævningsproces sparer du og dine medarbejdere dyrebar tid på jævnligt at skulle opkræve hver enkelt kunde. Det betyder, at der frigives tid og ressourcer til, at I kan varetage andre vigtige opgaver – fx skaffe nye kunder.

 

2. Du forbedrer forholdet til dine kunder

Dine kunder værdsætter en nem og bekvem leasingoplevelse – det gælder også, når der skal betales. Når du automatiserer betalingen, behøver dine kunder ikke bruge tid på at indbetale en faktura, hver gang du opkræver dem, og du behøver hverken sende påmindelser eller sure rykker-mails. For mange kunder er automatiske betalinger efterhånden blevet en normalitet, og det kan have en decideret negativ effekt på dem, hvis betalingen pludselig er mere besværlig end de er vandt til.

 

3. Du reducerer forsinkede betalinger

Forsinkede betalinger har en betydelig negativ påvirkning på dit cash flow. Mange, uden en automatisk opkrævningsproces, forsøger at løse det problem ved at kræve et gebyr for forsinkede betalinger. Det kan dog nemt resultere i et negativt kundeforhold. Med en automatisk opkrævningsproces reducerer du forsinkede betalinger uden, at du behøver at sanktionere dine kunder.

 

4. Du minerer fejl og øger nøjagtighed

Gentagende manuelle opkrævningsprocesser øger risikoen for menneskelige fejl, der kan føre til unøjagtigheder i dine kundefakturaer. Udover, at det kan have økonomiske konsekvenser her-og-nu, så kan det også have langsigtede konsekvenser i form af nedsat kundetilfredshed.

En automatisk opkrævningsproces betyder, at kundeoplysninger og leasingaftaler kun skal indtastes i dit system én gang. Uanset om du har 10 eller 1000 kunder opkræves de automatisk i overensstemmelse med deres leasing-aftaler – hver gang.

 

5. Du øger sikkerheden

Der er ingen tvivl om, at sikkerheden er yderst vigtigt, når du har med dine kunders betalingsoplysninger at gøre. Når du implementerer en løsning til automatisk opkrævning – fx Collection Management fra Continia – øger du sikkerheden omkring dine kunders betalingsdata. Continia har i mere end 25 år arbejdet med integrationer til banker og opkrævningstjenester, og de har i årenes løb udviklet processer, metoder og teknologier til at sikre, at standarden for kundernes sikkerhed mødes. Bevidstheden om sikkerhed er en integreret del af deres udviklingsproces, så de hele tiden er opdateret på nye potentielle sikkerhedstrusler.

 

Fiftytwo og Continia

Fiftytwo’s leasingssystem, 52LEASING integrerer til Continias Collection Management-løsning. Det betyder, at vores kunder kan anvende Continias løsning til at automatisere deres opkrævningsprocesser, og høste alle ovennævnte fordele. Desuden har Fiftytwo bygget yderligere ovenpå løsningen, så det er muligt at styre opkrævningsaftalerne direkte fra 52LEASING, og ikke kun fra standard debitormodulet.

Foruden Collection Management har vi også stor erfaring med at tilbyde de øvrige produkter fra Continia, der også effektiviserer en række andre relevante processer. Document Capture, der hjælper med håndtering af indgående købsfakturaer på PDF og EAN fakturaer. Payment Management, der sikrer integration til bank. Document Output, der forbedrer funktionerne med afsendelse af emails samt afsendelse af EAN fakturaer.

 

Forfatter Jan Johannes Kyhnæb

Jan Kyhnæb har +35 års erfaring og er ekspert inden for Microsoft D365 BC, som vores branchespecifikke løsninger, 52LEASING og 52SUBSCRIPTION er baseret på. Han hjælper til dagligt en række leasing - og abonnementsvirksomheder med at optimere deres forretningsprocesser. Tag fat i Jan, hvis du har nogle spørgsmål | Jan Johannes Kyhnæb, Business Development Manager, D365 | +45 24 42 92 76 | jjk@fiftytwo.com

Relaterede blog posts

Se alle blog indlæg