Jan Johannes Kyhnæb

6 gennemgående myter om leasingsystemer

Et leasingsystem er for mange en abstrakt størrelse, og det kan det virke uoverskueligt at skulle forholde sig til, hvad det helt præcis indebærer at skifte excel-arket ud med ny og smart software. Er det ikke for dyrt? Er det ikke for komplekst? Kan det overhovedet betale sig?

En generel mangel på viden om leasingsystemer har affødt en række fordomme eller myter, vi har mødt flere steder. Formålet med denne blogpost er derfor at afmystificere leasingsystemet. Vi har samlet et overblik over de 6 myter, vi ofte bliver mødt med, når vi taler leasingsystemer med vores kunder.

  1. Det er dyrt at få et nyt leasingsystem 
  2. Det er svært at integrere et leasingsystem til eksisterende forretningssystemer
  3. Det er svært at lære et nyt leasingsystem at kende
  4. Det tager lang tid at implementere et nyt leasingsystem
  5. Det er meget ressourcekrævende at få et nyt leasingsystem
  6. Det er komplekst at skifte leasingsystem


leasinbg emol1

 

 

1. Det er dyrt at få nyt leasingsystem 

Der er en udbredt opfattelse af, at det er dyrt at skifte IT-systemer ud - især hos virksomheder, der i dag arbejder med ældre og allerede betalte systemer. De vil ofte være af den opfattelse, at en udskiftning påfører nye og større driftsomkostninger. 

 

Her har Microsoft sat en ny dagsorden, der helt fjerner de store investeringer i selve løsningen, som fx leasingsystemer og har konverteret det til et løbende abonnement, som du betaler efter forbrug.

Det er selvfølgelig sandt, at et nyt leasingsystem betyder, at du skal have penge op af lommen for at kunne betale din leverandør, men du kan sagtens lave en økonomisk fornuftig aftale, hvor du ikke behøver at betale et stort beløb up-front. Udover det er der på den lange bane bestemt en økonomisk gevinst at hente ved at udskifte det gamle system. Det kan nemlig koste dig dyrt at arbejde i et forældet leasingsystem eller slet ikke at have noget.

Alle, der har arbejdet med leasing, har oplevet, hvor stort et administrativt arbejde, der ligger bag. Ældre og ufleksible systemer, der ikke taler sammen, er ofte skyld i, at medarbejdere må bruge dyrebar tid på manuelle processer og besværlige arbejdsgange.

Med implementeringen af et moderne leasingsystem følger muligheden for en automatisering af de ineffektive, manuelle processer, og det betyder, at værdifuld arbejdskraft frigives. Den tid, dine medarbejdere tidligere har brugt på manuelle opgaver med kontrakter, dokumenter og anden data, vil kunne bruges på at sælge til nye og eksisterende kunder.

Leasingbranchen er i rivende udvikling og konkurrencen er stødt stigende, derfor er det ekstra vigtigt, at du følger med udviklingen. Ellers risikerer du, at din konkurrent sælger til dine potentielle kunder, imens dine medarbejdere bruger tid på at nørkle med kontrakter og andre dokumenter.

Et forældet leasingsystem har konsekvenser for transparensen i din organisation – og manglende transparens kan koste din virksomhed dyrt. Når forskellige systemer ikke taler sammen, tvinger det medarbejderne til at arbejde i siloer, hvor de hverken kan dele viden eller hjælpe hinanden på tværs af organisationen. Med et moderne leasingsystem får du en løsning, der er integreret til dine eksisterende forretningssystemer, og på den måde kan du nemt få et overblik over processer, aftaler og kunder.

Med ovenstående in mente er det bestemt værd at overveje, om implementeringen af et nyt og moderne leasingsystem ikke vil være et værdifuldt tiltag i forhold til din evne til at være konkurrencedygtig og skabe økonomisk vækst.

 

2. Det er svært at integrere et leasingsystem til eksisterende forretningssystemer 

Integration mellem forskellige IT-systemer har altid været interessant og relevant, men også kompliceret og omkostningstungt. Den store opmærksomhed det har fået gennem årene betyder, at der er blevet udviklet mere tilgængelige metoder til at skabe integration – som ofte også kan genanvendes af flere interessenter. Dette får værdien af systemer, og den ROI man kan opnå, til at stige væsentligt, ligesom det bidrager til den daglige effektivitet og automatisering af processer. 

Hvis du bliver præsenteret for et leasingsystem, der ikke kan integreres til dine øvrige forretningssystemer, bør du derfor kraftigt overveje at gå videre med en anden løsning. Formålet med et nyt og moderne leasingsystem er nemlig, at det ved at samle data og integrere til andre systemer, skal lette arbejdsbyrden for hele din virksomhed. Derfor er det afgørende, at løsningen kan integreres med de systemer, der allerede eksisterer i din virksomhed og gnidningsfrit udveksle data på tværs af dem.

Netop integrationen til andre systemer har været en højt prioriteret funktion i udviklingen af 52LEASING. 52LEASING er baseret på den nyeste Microsoft Dynamics 365 teknologi og kan bygges ovenpå en allerede eksisterende NAV/Business Central-løsning. Løsningen kan integreres med andre ERP-systemer og en lang række tredjepartssystemer. Formålet med de mange integrationsmuligheder er at nedbryde siloer, skabe transparens og understøtte forretningsprocesserne med online- og dynamisk opdatering på tværs af alle systemer. Du kan læse mere her om, hvilke løsninger 52LEASING kan integrere med.

 

3. Det er svært at lære et nyt leasingsystem at kende

Ikke nødvendigvis. Det afgørende er dine medarbejderes motivation for at lære et nyt system at kende. Kan de se, hvilken værdi det kan skabe for jeres forretning? Forstår de hvorfor systemet er vigtigt for jeres evne til at forblive konkurrencedygtige?

Det er selvfølgelig de færreste, der jubler, når ledelsen annoncerer, at et nyt IT-system er på vej. Der vendes op og ned på arbejdsdagen, som vi kender den, og mange kan få følelsen af at miste momentum eller at være slået tilbage til start. Forandringer huer de færreste, og skræmmer de fleste, og som mennesker er vi faktisk programmeret til at modstå dem. Det har resulteret i, at den naturlige reaktion på en forandring er at afvise den.

Derfor vil reaktionen på et nyt leasingsystem blandt dine medarbejdere ofte være en afvisning med argumentet om, at ”det er for svært at lære” og det er ”spild af tid at implementere”. Især nu hvor ”det gamle jo fungerer”. Du ved godt, hvorfor det ikke er spild at tid eller ressourcer at implementere et nyt leasingsystem, og det er vigtigt, at du formidler netop dette til dine medarbejdere. Det har betydning for, hvor nemt de får ved at lære jeres nye leasingsystem at kende. Ser dine medarbejdere formålet med at udskifte jeres forældede leasingsystem, så vil de naturligt være mere nysgerrige på systemet og få mere lyst til at lære det at kende. Herudover er intuitive og brugervenlige systemer, med masser af nudging og huskehjælp en kæmpe fordel i begge situationer. De hjælper til en meget hurtigere og lidt sjovere implementering, og en meget kortere og stejlere indlæringskurve for nye kolleger. 

Når du har besluttet dig for at implementere et nyt leasingsystem er det både relevant at undersøge, hvem der kan forsyne dig med et intuitivt og brugervenligt system samtidig med, at du er tydelig, over for dine medarbejdere, omkring de mange fordele, de vil opleve med et nyt system.

Gamle systemer fungerer altid allerbedst, når man ved de skal afløses af nye!

 

54418846_xl-1

 

 

4. Det tager lang tid at implementere et nyt leasingsystem 

Det kan godt tage tid at implementere et nyt leasingsystem, men det er også vigtigt for det endelige resultat, at processen ikke forhastes. Med andre ord: det skal helst tage tid at implementere et nyt leasingsystem.

Har du besluttet dig for, at det er på tide at skifte dit gamle leasingsystem ud med et nyt og moderne, er det naturligt, at du gerne vil i gang hurtigst muligt. Tanken er ofte: Jo hurtigere, at jeg kommer i gang og får implementeringen gennemført, desto hurtigere kan jeg få glæde af alle de fordele et nyt leasingsystem bringer med sig.

Sådan forholder det sig dog ikke nødvendigvis i virkeligheden. For selvom det kan være fristende at vælge det første og bedste leasingsystem og få det implementeret i en fart, er det langt fra den bedste løsning på den lange bane. En del virksomheder oplever, at de implementerer IT-systemer, der enten mangler fundamentale funktioner, der gør at det kan fungere optimalt i dagligdagen. Eller at de har implementeret et alt for komplekst IT-system med funktioner, de aldrig får brug for. Er det tilfældet, kan det blive for uoverskueligt og svært for dig og dine medarbejdere at komme i gang, og du vil formentlig opleve at have brugt tid og ressourcer på noget, der aldrig vil gavne din forretning.

Derfor er det utroligt vigtigt, at du først og fremmest får afklaret, hvad jeres behov er, og dernæst laver grundig research på, hvilke løsninger, der kan imødekomme disse behov. Når du har besluttet dig for, hvilken løsning, du ønsker at gå videre med, bør du gennemtænke implementeringsfasen, og afsætte den nødvendige tid til implementeringsfasen forløber bedst muligt. Det tager nemlig altid tid at lære nyt, og derfor er en velgennemtænkt implementeringsmetode, med gennemprøvede træningsforløb nødvendige, for at optimere forløbet.

I dag findes der rigtig gode og effektive implementeringsmodeller, som betyder effektive implementeringsforløb, hvor det primært er organisationens tilgængelighed, der sætter tempoet. Ved at bruge den nødvendige tid på research og implementering, vil du blive belønnet med et system, der kan spare dig en masse tid i fremtiden.

5. Det er meget ressourcekrævende at få et nyt
leasingsystem 

Alt, der tager noget fra de i forvejen til dagligt knappe ressourcer, vil opleves som ressourcekrævende, og implementering af et nyt leasingsystem vil kræve en indsats, men det er en indsats, der betaler sig selv tilbage efter implementering. 

 

Med et godt og veltilrettelagt implementeringsprojekt, er det muligt på forhånd at planlægge fordelingen og trække på ressourcer, så det minimerer indflydelsen på hverdagen, og man hurtigst muligt kommer frem til ”go live” på et nyt og mere effektivt system.

 

Nøglen ligger i at vælge den rette samarbejdspartner. Sørger du for at entrere med en partner, der har kompetencerne in-house, vil du ofte opleve at få stillet en konsulent eller udvikler til rådighed, der vil være tæt på udviklingen hele vejen igennem. Når udviklingen er færdig, vil der sidde udviklere klar til at supportere og afhjælpe jeres udfordringer, når de opstår. Du er selvfølgelig nødt til at bruge tid og ressourcer på at lære dine medarbejdere op i et nyt system, men som vi tidligere har sagt, mener vi, at det bestemt er en fornuftig investering i forhold til den tid og de ressourcer, du kan spare på den lange bane.

 

6. Det er komplekst at skifte leasingsystem

Et leasingsystem løser meget komplekse opgaver og har styr på rigtig mange data fra alle leasingaftalers forløb, så et skifte kan forekomme meget uoverskueligt – Hvordan sikrer vi, at alt er med, og at vi kan køre hverdagen videre uden problemer? 

 

Den store hurdle her er konvertering af de aktive aftaler, som skal sikre, at et nyt leasingsystem kan overtage opgaven i resten af leasingaftalens løbetid, så dine kunder ikke oplever nogen forandring udover du måske begynder at tilbyde nye muligheder og services. 

 

En god og gennemprøvet importfunktion i det nye leasingsystem er derfor meget vigtig, fordi du hurtigt kan få ”ro i maven” omkring flytning af dine aktive aftaler, og i stedet koncentrere dig om alle de nye spændende funktioner i et nyt leasingsystem. 

 

Går du med tankerne om at udskifte dit leasingsystem? Læs vores blogpost, hvor vi kommer med 5 råd til hvad du bør se efter, når du skal vælge dit fremtidige leasingsystem. 


Vil du vide mere om 52LEASING?

Jeg kan give dig en grundig gennemgang af de centrale områder i løsningen og demonstrere, hvordan det kan optimere din forretning.

Fiftytwo-167_1
Jan Johannes Kyhnæb 

Business Development Manager, D365

+45 24 42 92 76 | jjk@fiftytwo.com